✔ Apa Itu Media Visit? Tujuan, Contoh, & Surat Kunjungan

Seperti yang pernah kami jelaskan di artikel lainnya, media visit diperlukan perusahaan dalam upaya membangun hubungan dengan media.

Aktivitas ini bisa membukakan jalan untuk mendapat eksposur yang lebih luas dan berdampak langsung pada persepsi publik terhadap perusahaan.

Apa Itu Media Visit?

Media visit adalah kunjungan perusahaan ke kantor media untuk memperkenalkan diri, membina hubungan, atau menyampaikan informasi secara langsung.

Aktivitas ini menjadi bagian dari strategi humas perusahaan,¹ yang biasanya dilakukan bersama juru bicara atau dari perwakilan jajaran direksi.

Selama kunjungan, tim mempresentasikan informasi yang ingin disampaikan oleh perusahaan sambil menjawab pertanyaan wartawan.

Dalam strategi media relations, pendekatan personal seperti media visit dapat membangun trust, yang akhirnya memudahkan komunikasi di masa depan.

Apa bedanya dengan media tour?

Ada sedikit perbedaan antara keduanya. Media visit fokus pada kunjungan ke kantor redaksi, sedangkan media tour mengundang media ke lokasi perusahaan.

Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Media Visit?

Kegiatan kunjungan media bukan sekadar formalitas. Secara umum, tujuan media visit bagi perusahaan adalah untuk:

• Menjalin hubungan: Media visit membantu membangun koneksi jangka panjang yang saling menguntungkan antara perusahaan dan media.
• Publikasi positif: Dengan komunikasi yang terbuka, peluang mendapatkan liputan atau pemberitaan positif jadi lebih besar.
• Edukasi: Perusahaan bisa langsung menjelaskan isu kompleks atau produk baru agar media memiliki pemahaman yang utuh.
• Klarifikasi: Saat muncul isu negatif, media visit membantu menyampaikan narasi versi perusahaan untuk mencegah kesalahpahaman.
• Eksposur: Cara ini juga dapat memperluas jangkauan pesan yang ingin disampaikan perusahaan kepada audiens yang tepat.

Contoh Media Visit

Humas BMKG mengunjungi kantor Metro TV, Media Indonesia, dan RRI pada Februari 2023.² Tujuan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan sinergi dengan media dalam mendukung penyebaran informasi cuaca, iklim, gempa, dan tsunami.

Di lokasi yang dikunjungi, tim Humas BMKG mempresentasikan program kerja, rencana, melakukan diskusi kreatif, serta tur ke ruang-ruang redaksi berita.

Mereka juga menyampaikan apresiasi berupa sertifikat penghargaan kepada ketiga media tersebut.

Humas BMKG berharap pertukaran ide ini dapat ditindaklanjuti demi peningkatan kualitas penyebaran informasi mereka.

Cara Melakukan Aktivitas Kunjungan Media yang Efektif

Jika Anda juga ingin merencanakan media visit, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan berjalan lancar dan mencapai tujuan bisnis. 

Berdasarkan pengalaman Publikasimedia, berikut kami jelaskan panduan praktis pelaksanaannya:

1. Tentukan Media Target yang Sesuai

Pertama-tama, riset terlebih dahulu media target yang hendak dikunjungi. Pastikan media tersebut relevan dengan industri dan target audiens Anda.

Contohnya, katakanlah Anda mendirikan tim esports, maka targetkan media yang fokus membahas dunia game atau esports.

2. Ajukan Kunjungan ke Redaksi

Selanjutnya, hubungi pihak redaksi secara resmi supaya mendapatkan jadwal.

Penting untuk mengajukan permohonan jauh-jauh hari karena mungkin banyak perusahaan lain antre untuk mendatangi kantor media tersebut.

Jangan lupa lampirkan rencana rundown acara pada saat mengajukan permohonan. Durasi acaranya cukup 1-3 jam saja.

Bagaimana cara menghubungi media?

Beberapa portal berita ternama menyediakan formulir atau kontak khusus untuk pengajuan media visit. Sebagai contoh:

• Kumparan → https://showcase.kumparan.com/collaboration/2/Media-Visit
• Kompas → https://campaign.kompas.id/company-visit/
• CNN Indonesia → https://linktr.ee/prcnnid

Jika Anda kesulitan menemukan kontak resmi redaksi, Publikasimedia dapat membantu menghubungkan ke media yang relevan.

3. Siapkan Materi & Rundown

Sebaiknya Anda tidak datang dengan tangan kosong, walaupun suasananya informal.

Sebelum hari-H, siapkan materi yang lengkap, termasuk press kit, daftar Q&A, dan mungkin bingkisan sebagai bentuk apresiasi.

4. Pelaksanaan

Setelah semuanya siap, kunjungi kantor media sesuai jadwal dan tepat waktu. Ajak juru bicara atau perwakilan direksi perusahaan bila diperlukan.

Biasanya pihak media sudah mengatur waktu sesuai rundown acara yang Anda ajukan di awal, meliputi presentasi, tanya jawab, dan seterusnya.

5. Follow Up

Terakhir, meski kunjungan telah selesai dan berlalu, tetap follow up dengan mengucapkan terima kasih atau mengirim materi tambahan.

Apakah perlu menanyakan tentang liputan?

Sebenarnya media tidak wajib membuat itu. Namun, Anda bisa memanfaatkan brand monitoring untuk memantau potensi liputan pasca kunjungan.

Dengan melakukan follow up, Anda jadi tahu dampak dari kegiatan tersebut.

Contoh Surat Media Visit

Khususnya bagi media yang tidak menyediakan formulir online, silakan kirimkan surat permohonan kunjungan resmi melalui email atau ke alamat kantor minimal 2-3 minggu sebelum tanggal yang diinginkan.

Berikut contoh format yang bisa Anda tiru:

Di halaman kedua lampirkan rencana rundown acara.

Rencanakan Media Visit Anda!

Media visit perlu dilakukan secara teratur dan terjadwal, tetapi tidak harus terlalu sering. Frekuensi idealnya tiga bulan sekali untuk menjaga momentum hubungan.³

Jadi, silakan mulai susun rencana kunjungan Anda untuk kuartal mendatang. Menurut Publikasimedia, media visit yang direncanakan dengan matang memberikan hasil signifikan.

Investasi waktu dan sumber daya untuk kegiatan ini akan terbayar dengan liputan media positif dan media relations yang terjaga untuk jangka panjang.

Referensi (terakhir diakses pada 20/6/2025):

1. Media visit termasuk bagian dari strategi humas. https://eprints.untirta.ac.id/13895/1/15%20strategi%20media%20visit%20PT%20PLN%20%28Persero%29%20Dalam%20Membina%20Hubungan%20Baik%20Dengan%20Pers%20%28studi%20kasus%20pada%20PT%20PLN%20%28Persero%29%20Distribusi%20Banten%29%20.pdf ↩︎
2. Contoh media visit humas BMKG. https://www.bmkg.go.id/berita/utama/lakukan-media-visit-humas-bmkg-bentuk-apresiasi-kami-serta-meningkatkan-sinergitas-terhadap-rekan-media ↩︎
3. Frekuensi ideal melakukan media visit. https://eprints.untirta.ac.id/984/1/STRATEGI%20MEDIA%20VISIT%20PT%20PLN%20%28PERSERO%29%20DALAM%20MEMBINA%20HUBUNGAN%20BAIK%20DENGAN%20PERS%20%28studi%20kasus%20pada%20P%20-%20Copy.pdf ↩︎