Ketika rumor berkembang liar, atau ada kebijakan baru yang butuh penjelasan mendalam agar tidak disalahpahami publik, saat itulah Anda perlu menggelar press conference.
Dalam beberapa kondisi seperti itu, press conference memang lebih efektif ketimbang press release.
Lebih jelasnya, berikut definisi press conference dan alasan mengapa organisasi atau individu perlu melakukannya.
Apa Itu Press Conference?
Press conference adalah acara yang mengumpulkan media untuk menyampaikan informasi penting secara serentak serta menjawab pertanyaan dari para wartawan. Jadi, alih-alih cuma memberi pengumuman, di sini narasumber juga terbuka terhadap keingintahuan publik.
Umumnya, acara ini dihadiri oleh perwakilan perusahaan/organisasi atau individu, penghubung pers, dan wartawan.
Untuk urutan acaranya, pertama-tama pihak yang menggelar press conference akan menyampaikan pengumuman pentingnya terlebih dahulu. Setelah itu, baru dilanjutkan sesi tanya jawab dengan para wartawan.
Press conference digelar untuk mengumumkan berita-berita penting seperti:
- peluncuran produk terbaru,
- persiapan menjelang pergelaran suatu acara,
- klarifikasi berita miring,
- pengumuman berita penting,
- menyampaikan kinerja perusahaan/organisasi, dll.
Mengapa Press Conference Perlu Dilakukan?
Anda mungkin tidak punya waktu untuk menjawab semua pertanyaan media secara individu.
Contohnya public figure dicegat di suatu tempat oleh media untuk dimintai klarifikasi. Sering terjadi juga setelah mengeluarkan press release, perusahaan harus menjawab berbagai pertanyaan media lewat telepon.
Itulah mengapa press conference perlu dilakukan. Fungsinya untuk menjelaskan semua hal yang belum jelas di hadapan media sekaligus secara langsung.
Alasan lain mengapa press conference dilakukan adalah karena cara ini dapat menarik perhatian publik. Seringkali televisi atau media streaming menyiarkannya.
Dengan begitu penonton umum juga bisa turut menyaksikan jalannya acara sehingga press conference membantu perusahaan atau individu menjangkau publik lebih luas dan cepat.
Siapa Saja yang Melakukan Press Conference?
Siapa saja yang memiliki agenda untuk mendapat atensi media membutuhkan press conference.
Namun, tidak semua orang bisa mengundang banyak wartawan untuk menghadiri press conference. Ketika topik acara tersebut dianggap tidak penting, maka undangan Anda mungkin akan menguap begitu saja.
Oleh karena itu press conference biasanya cuma dilakukan oleh pihak-pihak tertentu dengan agenda penting. Contohnya, lembaga pemerintahan, politikus, rumah produksi film, selebritis, klub olahraga, dan lain-lain.
Di Mana Press Conference Digelar?
Banyak pilihan tempat, baik di gedung milik sendiri atau menyewa ruangan khusus.
Namun pada dasarnya, yang terpenting tempat tersebut harus memenuhi kriteria ruang konferensi. Harus ada mikrofon dan loudspeaker, kursi peserta, serta alat pendukung lainnya.
Perusahaan besar umumnya memiliki ruang khusus untuk menggelar press conference. Selain itu, hotel-hotel yang memiliki ruang konferensi juga sering menjadi opsi.
Belakangan press conference bisa dilakukan dari rumah masing-masing secara online. Penyelenggara membuat ruang virtual, lalu pihak yang berkepentingan terhubung secara online melalui aplikasi teleconference.
Contoh Press Conference
Supaya dapat gambaran lebih jelas mengenai press conference, bagaimana suasana dan tata cara pelaksanaannya, simak contoh-contoh berikut ini.
Press Conference Pemerintah Terkait PPKM (Virtual)
Press Conference Lionel Messi (Langsung)
Press Conference Selebritis Syahrini (Langsung)
Pertimbangan Sebelum Menggelar Press Conference
Sebelum menggelar press conference, pihak perusahaan/organisasi atau perwakilan individu harus mempertimbangkan beberapa poin berikut ini:
1. Press Release
Press release adalah bagian dari press conference. Jadi, sebaiknya buat rilis sebaik mungkin. Singkat saja dan langsung pada intinya. Jika kesulitan, Anda bisa menggunakan jasa pembuatan artikel release.
2. Lokasi Acara
Penting untuk memilih tempat yang tepat. Ruangan harus dapat mengakomodasi jumlah wartawan dan narasumber. Terkadang ini juga bisa digelar langsung di lapangan, misalnya saat peluncuran toko baru.
3. Para Undangan
Pertimbangkan siapa dan seberapa banyak yang perlu diundang. Biasanya perusahaan sudah punya daftar media yang sering menerima press release. Usahakan mengundang secara resmi atau gunakan jasa pihak ketiga.
Follow Up Setelah Press Conference
Kesimpulannya, press conference adalah cara yang efektif untuk mendapat liputan media lebih luas. Jadi, setelah acara selesai pastikan semua media mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Bila perlu follow up para wartawan yang tidak hadir. Hubungi mereka dan kirim rekaman acara press conference. Dengan harapan berita Anda bisa terbit di lebih banyak media.
Publikasimedia adalah agensi release terpercaya di Indonesia, selain itu juga menyediakan layanan press conferanse. Kami akan mengakomodasi 1 orang koordinator wartawan dan minimal 10 wartawan media untuk hadir di event Anda.
Jika butuh bantuan atau konsultasi layanan seputar press conferance, bisa hubungai kami di WA 082278141497.
