Stock opname adalah tahapan penting yang harus dilakukan secara berkala dalam mengelola persediaan barang. Jika melewatkannya, maka perusahaan akan sulit mengetahui sampai mana perkembangan bisnisnya.
Ini berlaku di semua skala bisnis, mulai Small Business hingga perusahaan besar yang punya banyak gudang. Salah satu tujuannya yaitu supaya data yang tercatat lebih akurat.
Di bawah ini kami akan membahas:
- Apa pengertian stock opname?
- Apa tujuan melakukan itu?
- Kapan perusahaan harus melakukannya?
- Bagaimana prosedur stock opname?
- Dan masih banyak lagi.
Setelah memahami stock opname, kegiatan operasional bisnis Anda pasti akan lebih terorganisasi.
Pengertian Stock Opname Adalah?
Stocktaking atau stock opname adalah kegiatan menghitung langsung jumlah barang fisik yang tersimpan di gudang. Alih-alih sekadar mengecek stok di atas kertas, Anda juga perlu memastikan barangnya benar-benar ada di sana.[1]
Kegiatannya dimulai dengan memeriksa barang, menata posisinya dan mencocokkannya dengan catatan. Dengan begitu, jumlah barang yang ada di gudang dan pencatatan sistem akan sama.
Pengertian Stock Opname Menurut Ahli
Menurut Sunarto (2002:51), stock opname adalah menghitung persediaan fisik supaya bisa mengecek apakah catatan pembukuan sudah benar. Ini menjadi salah satu tugas pokok dari Satuan Pengawasan Intern (SPI).
Ya, stock opname umumnya memang dilakukan oleh divisi khusus di luar petugas pembukuan internal. Harapannya hasil audit jadi semakin akurat dan benar-benar sesuai fakta di lapangan.
Contoh Kasus Stock Opname
Sebagai contoh dalam bisnis ritel sering terjadi ketidaksesuaian data yang tertulis pada sistem dengan stok barang sebenarnya di gudang. Hal semacam ini hanya bisa diketahui dengan melakukan stock opname secara periodik.
Jika barang di gudang lebih banyak, biasanya masalah akan terselesaikan dengan mengecek ulang. Akan tetapi, jika barang di gudang lebih sedikit, kadang-kadang petugas harus mengganti barangnya.
Tujuan dari Stock Opname Adalah?
Pada dasarnya stock opname termasuk bagian dari Inventory Control, jadi tujuannya kurang lebih sama. Secara umum tujuan stock opname adalah sebagai berikut:
- Menyamakan jumlah stok di sistem atau catatan pembukuan dengan barang fisik di gudang.
- Menyortir barang yang sudah kedaluwarsa, rusak atau mengalami cacat produksi sebelum masuk ke distribusi.
- Memantau jumlah dan kondisi barang yang keluar masuk di gudang.
- Memastikan kapan harus membeli barang yang stoknya menipis.
- Membantu menghitung aktiva perusahaan, utang dan piutang.
- Memudahkan proses distribusi barang dengan penataan barang yang sesuai tempatnya.
- Membuat pembukuan bisnis lebih teratur dan akurat.
Penggunaan software manajemen inventaris memang memudahkan, tetapi hasilnya akan lebih akurat jika dibarengi pengecekan manual.
Baca Juga: Apa Itu Reseller? Panduan Cara Memulainya
Fungsi Stock Opname
Fungsi stock opname adalah menjaga agar catatan stok akurat dan selalu terperbarui. Kegiatan ini akan memberi perkiraan yang lebih baik seputar penjualan dan pembelian.
Selain itu perusahaan Anda juga selalu memiliki jumlah produk yang tepat untuk memenuhi permintaan konsumen.
Waktu Terbaik Melakukan Stock Opname
Tidak ada ketentuan kapan perusahaan harus melakukan stock opname. Yang jelas, semakin sering dilakukan akan membuat segalanya lebih efisien.
Jika Anda bingung, coba lakukan salah satu di antara tiga waktu terbaik stock opname berikut ini:[2]
Stock Opname Bulanan
Dilakukan 3-6 bulan sekali dan proses penghitungannya memakan waktu 1-2 hari. Jika Anda punya banyak stok barang, prosesnya mungkin lebih lama.
Pilihan pertama ini cocok untuk bisnis kecil atau mikro.
Stock Opname Tahunan
Stock opname tahunan dilakukan setahun sekali menjelang tutup buku akhir tahun. Proses ini sangat masif sehingga bisa membuat operasional berhenti sementara karena memakan banyak waktu.
Hanya barang yang tahan lama yang cocok dengan periode stock opname tahunan.
Stock Opname Harian
Perusahaan Anda juga bisa melakukannya setiap hari. Contohnya seperti toko ritel Alfamart dan Indomaret. Mereka melakukan pengecekan stok di sistem dan yang ada di display maupun gudang setiap hari.
Prosedur Melakukan Stock Opname
Kami akan menjelaskan secara singkat tiga tahapan prosedur stock opname, yang terbagi menjadi; persiapan, pelaksanaan dan akhir. Berikut penjelasan lengkapnya:
Tahap 1: Persiapan
Tahap pertama kegiatan stock opname adalah persiapan. Anda harus menetapkan jadwal dulu agar dapat dikoordinasikan dengan tim setidaknya H-7.
Pada hari-H sebelum memulai kegiatan, persiapkan juga ruangan yang kondusif. Pastikan tidak ada gangguan seperti gadget dan barang-barang berantakan. Dengan begitu human error dapat diminimalkan.
✅ Salah satu Keuntungan Hidup Sederhana yaitu meningkatkan fokus. Caranya dengan meminimalkan gangguan di lingkungan kerja.
Persiapan lainnya meliputi menjeda aktivitas jual beli selama proses dan menyediakan waktu untuk mengatasi masalah.
Tahap 2: Pelaksanaan
Pada tahap ini tim dibagi menjadi dua, yaitu penghitung barang fisik dan tim input data. Tiap-tiap perusahaan mungkin punya SOP yang berbeda, namun dalam pelaksanaannya Anda bisa mengikuti panduan berikut:
- Catat semua barang yang perlu dihitung di gudang dan tandai dengan stiker supaya tidak terjadi pengulangan.
- Lakukan penghitungan dengan urutan; (1) hitung stok yang ada di rak, (2) kemudian cocokkan dengan data dari sistem. Usahakan jangan terbalik.
- Serahkan hasil penghitungan ke tim input untuk disalin ke Microsoft Excel, Google Sheet dan semacamnya.
- Setelah itu bandingkan dengan data stok dari sistem pembukuan. Jika terjadi kesalahan, Anda sudah menyiapkan waktu untuk pengecekan ulang.
💤 Seluruh anggota tim harus istirahat dengan cukup jika pelaksanaannya lebih dari satu hari. Pasalnya, stock opname sangat melelahkan dan butuh fokus.
Tahap 3: Akhir
Tahap terakhir dalam stock opname adalah kegiatan pasca penghitungan barang dan pencatatan.
Setelah mendapatkan angka-angkanya, Anda harus benar-benar yakin bahwa semua hasilnya tepat. Baru setelah itu unggah semuanya ke software sistem manajemen inventaris.
Bagian akuntansi akan melanjutkan prosesnya dengan penyesuaian stok di sistem pembukuan. Jika ada stok yang menipis, berarti perusahaan harus segera membeli barangnya lagi.
Setelah semua beres, perusahaan mengeluarkan berita acara yang menyatakan stock opname telah selesai.
Tips Memudahkan Stock Opname
Sekarang Anda tahu stock opname adalah tahapan yang penting untuk bisnis. Untuk meningkatkan pelaksanaan dan hasilnya, simak beberapa tips berikut:
- Gunakan barcode scanner supaya proses penghitungan lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan.
- Lakukan stock opname secara teratur untuk menghindari masalah yang semakin pelik akibat tertunda selama beberapa waktu.
- Jaga kebersihan dan kerapian gudang sepanjang waktu supaya tidak menjadi PR pada saat hari-H pelaksanaan.
- Gunakan software manajemen inventaris berbasis cloud alih-alih menggunakan yang offline.
Baca Juga: Arti Packing dalam Industri dan Bedanya dengan Packaging
FAQ Stock Opname
Stock opname dilakukan oleh siapa?
Umumnya stock opname dilakukan oleh tim audit independen untuk mendapat hasil yang akurat.
Apa saja tugas stock opname?
Tugas stock opname adalah menghitung barang fisik di display dan gudang, mencocokkan dengan data dari sistem hingga mengatur kembali penempatan barang-barang.
Kapan waktu melakukan stock opname?
Sebaiknya dilakukan secara teratur. Semakin sering semakin baik. Ada perusahaan yang melakukannya setiap hari, bulanan dan tahunan.
Apa yang terjadi jika tidak dilakukan stock opname?
Perusahaan pasti kesulitan mendapat nilai harga pokok produk (HPP), tidak mengetahui jumlah persediaan barang dan tidak bisa menilai perkembangan bisnis.[3]
Penutup
Kesimpulannya, stock opname adalah kegiatan rutin yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan. Pasalnya ini menyangkut kelancaran operasional bisnis. Jika menunda stock opname, Anda mungkin akan menemukan lebih banyak masalah di kemudian hari.
