Dalam sebuah bisnis, inventory control adalah proses penting yang tidak boleh diabaikan. Banyak sekali bisnis yang akhirnya kewalahan akibat inventaris tidak terkendali.
Bayangkan, jika pesanan sedang membludak tetapi tiba-tiba tidak ada stok sama sekali di gudang dan Anda baru menyadarinya. Tentu ini sangat merugikan dan bisa menurunkan kepercayaan pelanggan.
Supaya paham pentingnya inventory control, kami akan menjelaskan:
- Apa yang dimaksud inventory control?
- Apa bedanya dengan manajemen inventaris?
- Mengapa sebuah bisnis harus melakukannya?
- Bagaimana cara kerja kontrol inventaris?
- Dan masih banyak lagi.
Bukan cuma perusahaan besar, melainkan bisnis kecil pun perlu melakukan ini. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.
Apa yang Dimaksud Inventory Control?
Inventory control adalah proses memantau ketersediaan stok barang sejak berada di gudang sampai ke tujuan akhirnya.[1]
Stok yang dimaksud termasuk barang jadi maupun bahan baku produksi.
Ini bertujuan mengefisienkan inventaris supaya dapat memenuhi permintaan konsumen.
Jika usaha Anda memiliki banyak stok di gudang dan pesanan yang selalu ramai, maka proses pengendalian ini wajib dilakukan.
Di antaranya mencakup monitoring pergerakan barang, penggunaan barang serta penyediaan barangnya. Data-data yang dibutuhkan antara lain:
- integrasi pemindai barcode,
- jumlah inventaris keseluruhan,
- pesanan, penjualan dan pembelian,
- detail produk, dan lain-lain.
Inventory control memungkinkan keuntungan maksimal dengan investasi paling sedikit tanpa mengurangi kepuasan pelanggan.[2]
Usaha kecil biasanya tidak melakukan inventory control, bahkan secara manual sekalipun.
Padahal, sekarang sudah banyak aplikasi untuk mengotomatisasi proses tersebut. Keuntungannya, sistem otomatis ini dapat meminimalkan human error.
Jadi, seharusnya tidak ada lagi alasan mengabaikan pengendalian stok.
Inventory Control dan Inventory Management, Apa Bedanya?
Keduanya sama-sama berkaitan dengan urusan inventaris, tetapi punya sejumlah perbedaan, yaitu:[3]
| Perbedaan | Inventory Control | Inventory Management |
|---|---|---|
| Definisi | Inventory control adalah pengendalian tingkat ketersediaan barang di gudang. | Pengawasan stok barang seperti memperkirakan dan me-restock inventaris. |
| Cakupan | Cakupannya sempit karena menggunakan sumber daya internal. | Cakupannya luas karena harus berhubungan baik dengan pemasok. |
| Tujuan utama | Memenuhi permintaan konsumen dengan cepat. | Menjaga keberlangsungan proses produksi. |
Meskipun berbeda, tetapi keduanya saling berkaitan. Apabila inventory control baik maka dapat menciptakan manajemen inventaris yang baik pula.
Sebagai contoh Anda memiliki toko kue.
Inventory control adalah bagaimana Anda mengontrol stok kue hingga penggunaan bahan bakunya.
Sementara inventory management berperan memperkirakan kapan Anda harus me-restock bahan baku lagi dan dari mana membelinya.
Apa Fungsi dari Inventory Control?
Bagi sebuah unit bisnis, fungsi melakukan inventory control adalah sebagai berikut:
- menyinkronkan stok di gudang dengan jumlah penjualan,
- melacak lokasi barang secara real-time,
- memberi laporan real-time untuk memastikan ketersediaan tepat waktu,
- menyimpan data-data seperti spesifikasi barang, ID dan jenisnya,
- menampung bahan baku maupun barang jadi,
- mengantisipasi terjadinya kenaikan harga.
Mengapa Inventory Control adalah Proses yang Penting?
Ketidakmampuan bisnis mengendalikan stok di gudang dapat menyebabkan backorder dan overstock. Tentu ini sangat berisiko mengganggu stabilitas keuangan dan kepuasan konsumen.[4]
Backorder: pesanan untuk produk yang stoknya habis sehingga membuat pelanggan tidak puas.
Overstock: kelebihan stok sehingga banyak barang tidak terjual dan malah membekukan modal.
Berikut kami jelaskan tiga alasan utama mengapa inventory control penting:
1. Kontrol Kualitas
Pengendalian inventaris memungkinkan Anda melacak segala aspek stok barang di gudang. Jadi, Anda dapat mengontrol kualitas barang dengan lebih baik.
Dengan inventory control, barang yang rusak akan cepat terdeteksi. Ini termasuk barang yang Anda terima dari pemasok.
Misalnya di bisnis toko kue, pasokan telur yang kondisinya kurang baik dan dibuang akan tercatat di inventaris. Anda pun bisa segera mencari solusinya.
2. Mengorganisir Gudang
Tanpa kontrol inventaris, mungkin gudang Anda akan berantakan. Bahan baku diletakkan sembarangan tanpa tahu jumlahnya. Begitu pula stok barang jadi.
Cara tersebut sangatlah tidak efisien. Itulah mengapa Anda harus melakukan pengendalian inventaris.
Inventory control membuat gudang jauh lebih terorganisir. Manfaatnya, Anda bisa lebih mudah mengetahui posisi barang dan mengendalikan overstock.
3. Meningkatkan Akurasi
Setiap data sangat penting dalam pengelolaan sebuah aset. Maka dari itu, Anda harus mencatatnya secara lengkap dan akurat.
Pekerjaan kontrol inventaris kini dipermudah dengan aplikasi desktop maupun seluler. Hasilnya, pencatatan stok setiap barang pun lebih akurat dan cepat.
Ini akan sangat berguna ketika perusahaan membutuhkan audit.
Sejauh ini sudah paham dengan apa yang dimaksud dengan inventory control? Selanjutnya, mari belajar bagaimana cara melakukannya.
Bagaimana Cara Melakukan Inventory Control?
Cara kerja inventory control memang terbilang rumit. Anda harus cermat dan konsisten demi melancarkan operasional bisnis. Berikut panduan melakukan kontrol inventaris yang efisien:[5]
1. Mengintegrasikan Inventaris Secara Real-time
Beberapa bisnis memiliki lebih dari satu gudang untuk menyimpan stoknya. Jadi, pastikan data dari semua gudang tersebut terintegrasi secara real-time.
Ini mempercepat pengambilan keputusan ketika mendapat pesanan.
Jika tidak memungkinkan dikirim dari gudang A, maka segera komunikasikan kepada gudang B agar mengirimnya.
2. Konsisten dengan Sistem Pelabelan
Selanjutnya Anda harus menemukan cara pelabelan yang tepat supaya dapat mengidentifikasi stok barang dengan mudah. Gunakan cara yang sama di semua gudang.
Anda bisa menggunakan kode SKU atau barcode. Intinya, pilih cara yang juga mudah diintegrasikan ke banyak saluran sekaligus.
3. Pertimbangkan Persediaan Barang
Pada kenyataannya tidak semua persediaan barang selalu dicari konsumen sepanjang tahun. Pasti permintaannya mengalami fluktuasi karena berbagai faktor.
Oleh karena itu saat melakukan kontrol inventaris Anda juga perlu mempertimbangkan persediaan barang.
Mana barang yang sifatnya hanya musiman, dan mana yang secara konsisten menghasilkan keuntungan.
Katakanlah sebuah barang membutuhkan modal besar, tetapi keuntungannya tidak seberapa. Maka, hentikan saja penyediaannya.
Ini bertujuan untuk meningkatkan omzet dan keuntungan.
4. Melakukan Audit Secara Rutin
Meskipun Anda sudah menggunakan aplikasi otomatis, pemeriksaan rutin tetap harus dilakukan.
Audit inventaris dapat memberi wawasan supaya Anda bisa menjalankan kontrol lebih efisien di kemudian hari.
Pada tahap ini seringkali terendus permasalahan atau hal yang berpotensi menjadi masalah.
Apa Tantangan yang Mungkin Dihadapi?
Metode apapun yang katanya memudahkan tetap saja menyimpan tantangan. Anda harus siap menghadapinya dan punya rencana untuk mengatasinya.
Saat melakukan kontrol inventaris, beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi antara lain:
- Pertama, kadang-kadang Anda hanya mengetahui datanya tetapi kesulitan memantau barang secara fisik.
- Kedua, semakin banyak jumlah barang yang harus dikelola maka tingkat kerumitannya pasti lebih tinggi.
- Ketiga, human error selalu menjadi momok utama karena beberapa tahapan prosesnya masih manual.
Penutup
Pengoptimalan inventory control adalah suatu hal yang penting bagi semua skala bisnis. Hanya saja tingkat kesulitannya berbeda-beda tergantung seberapa banyak stok barang yang mesti dikontrol.
Sekarang juga sudah tersedia sistem otomatis untuk memudahkan pekerjaan ini, bahkan melalui perangkat seluler. Terakhir, yang harus menjadi perhatian utama adalah bahwa kontrol inventaris mesti dilakukan dengan sangat berhati-hati.
