Publikasimedia akan membocorkan cara mengundang media yang efektif agar mereka mau datang meliput acara Anda.
Bagi praktisi public relations, mendatangkan media tidaklah mudah. Pasalnya, media perlu diyakinkan bahwa acara tersebut memang layak diberitakan.
Apabila acaranya tidak penting-penting amat, bukan tidak mungkin mereka akan mengabaikan undangan Anda.
Jadi, Anda harus tahu cara mengundang media yang jitu agar undangan tidak berakhir di tumpukan inbox bersama redaksi yang diabaikan.
Persiapan Sebelum Mengundang Media
Sebelum melangkah lebih jauh ke cara mengundang media, ada beberapa hal yang perlu Anda siapkan terlebih dahulu.
Pertama-tama, pastikan acaranya memiliki nilai berita (newsworthy).
Nilai berita bisa meliputi unsur-unsur seperti aktual, penting, mencengangkan, kontroversial, menghibur, atau berpengaruh bagi masyarakat.
Semakin tinggi nilai berita, semakin besar minat media untuk meliputnya.
Selain itu, atur Anda supaya bersahabat untuk media. Bahkan, disarankan untuk memperlakukan undangan media seperti VIP.
Perhatikan hal-hal seperti:1
- waktu pelaksanaan,
- akses lokasi,
- ketersediaan area kerja,
- spot pengambilan gambar,
- fasilitas WiFi, dll.
Intinya, coba berpikir dari sudut pandang wartawan untuk memastikan mereka dapat bertugas dengan nyaman.
Langkah kedua yaitu membuat daftar media.
Jangan mengirimkan undangan secara asal-asalan, tetapi sesuaikan relevansi media tersebut dengan acara yang diselenggarakan.
Jadi, mulai sekarang kumpulkan kontak dari berbagai media yang relevan dan mungkin tertarik dengan acara Anda.
Selain media konvensional, Anda juga bisa mengundang influencer.
Cara Mengundang Media ke Acara
Setelah persiapan, sekarang PR harus mengirim undangan ke daftar media target untuk meliput. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan:
1. Mengundang Lewat Kontak Personal
Bagi Anda yang punya kenalan wartawan, undang saja mereka secara personal untuk melakukan liputan.
Undangan personal biasanya lebih efektif karena bersifat eksklusif. Caranya, kirim pesan melalui email atau nomor WhatsApp pribadi.
Jelaskan mengenai seperti apa acaranya, tanggal, waktu, lokasi, dan nilai beritanya agar mereka lebih tertarik.
2. Mengirimkan Media Advisory/Media Alert
Media advisory adalah pemberitahuan singkat yang dibagikan kepada media melalui email, paling lambat tiga hari sebelum acara berlangsung.2
Tujuannya untuk memberikan informasi yang jelas agar media dapat merencanakan peliputan.
Di dalam media advisory wajib terdapat unsur 5W (who, what, when, where, why) beserta poin-poin penting lainnya.
Berikut contoh templat yang bisa Anda gunakan:
Kontak:
[Nama]
[Nomor Telepon/Email]
MEDIA ADVISORY
[Headline]
WHAT: [Deskripsikan acara apa yang akan diselenggarakan, contoh: peluncuran produk, konferensi pers, dll.]
WHO: [Sebutkan siapa saja yang akan hadir, contoh: pembicara, narasumber, pejabat, publik figur, dll.]
WHEN: [Tanggal dan waktu acara]
WHERE: [Lokasi acara]
[Anda dapat mencantumkan informasi tambahan seperti profil singkat narasumber, rincian agenda acara, info tanya jawab, dll.]
3. Melakukan Pitching Secara Langsung
Cara mengundang media yang ketiga yaitu on-site pitching.
Tidak jarang media membutuhkan penjelasan langsung dari pihak penyelenggara sebelum memutuskan untuk meliput atau tidak.
Tugas Anda adalah menyiapkan beberapa poin pitching yang meyakinkan, meliputi nilai berita, momen penting, narasumber, dan hal-hal istimewa lainnya.
On-site pitching cukup efektif untuk meningkatkan peluang acara Anda diliput oleh media, sekaligus membangun hubungan dengan wartawan.
4. Mengumumkan Acara dengan Press Release
Alternatif cara mengundang media yang bisa ditempuh adalah mendistribusikan press release.
Apa bedanya dengan media advisory?
Singkatnya, press release lebih lengkap daripada media advisory karena mencakup latar belakang, kutipan narasumber, rincian acara, dll.
Supaya press release yang Anda kirim mendapat perhatian redaksi, baca tips agar dibaca oleh jurnalis media.
Jika tidak punya waktu atau keahlian untuk membuat press release sendiri, gunakan jasa press release Publikasimedia.
Kami akan membantu proses distribusi press release secara aman, mudah, dan cepat. Artikel Anda dijamin pasti terbit di media nasional atau regional terpilih.
5. Menggelar Konferensi Pers
Terakhir, cara mengundang media juga bisa dilakukan dengan menggelar konferensi pers. Biayanya memang mahal, tetapi worth it.
Khususnya jika anggaran Anda memadai, gandeng agensi profesional untuk menggelar acara konferensi pers.
Media pasti bersedia datang untuk mendapatkan informasi secara langsung dari narasumber utama.
Paket konferensi pers lengkap termurah terdiri dari 50 media dengan biaya mulai 90 jutaan. Lebih lengkapnya, simak rincian biaya konferensi pers.
Apa yang Mesti Dilakukan Sesudah Mengundang Media?
Setelah mengundang media, lakukan follow up untuk memastikan mereka datang. Anda dapat melakukannya dengan:
- Mengirimkan pesan pengingat sebelum hari H.
- Menelepon untuk mengonfirmasi kehadiran mereka.
- Memberikan informasi terbaru tentang acara.
Jika jurnalis menanyakan hal-hal terkait acara, pastikan Anda merespons dengan cepat.
Ingat, bahwa kunci mengundang media adalah membangun hubungan yang baik, acara yang newsworthy, dan melayani mereka secara profesional.
Dengan mengikuti cara mengundang media di atas, peluang mendatangkan media ke acara Anda untuk liputan pasti lebih besar.
Publikasimedia adalah jasa press release berpengalaman dan memiliki jaringan media luas.
Referensi (terakhir diakses pada 9/5/2024):
