Ketika bekerja di bidang public relations Anda harus tahu persis apa itu press release (PR). Pasalnya Anda pasti akan sering membuat dan mendistribusikannya.
Bukan cuma organisasi atau perusahaan, personal individu juga sering menggunakan PR. Ini terkait dengan fungsinya sebagai sarana menyampaikan informasi ke khalayak.
PR dapat memiliki arti seperti sebuah tiket publisitas untuk bisa mendapatkan liputan media massa.
Tetapi meski PR sangat umum, hanya sedikit yang paham PR, bagaimana membuatnya dan kapan menggunakannya.
Supaya tidak ada kekeliruan, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Press Release
Ada banyak versi pengertian apa itu press release atau siaran pers, namun semuanya bermuara pada tujuan yang sama, yaitu menyampaikan informasi.
Hubspot menjelaskan press release sebagai pengumuman resmi dari organisasi/perusahaan, baik tertulis maupun berbentuk rekaman.
Sementara menurut Soemirat dan Ardianto (2004) PR adalah berita yang dikeluarkan oleh public relations suatu organisasi/perusahaan. Selanjutnya berita tersebut didistribusikan kepada pers atau media massa untuk disebarluaskan kepada publik.
Penpoin mendefinisikan apa itu press release lebih sederhana, yakni mengacu pada pernyataan tertulis untuk memberitahu media.
Ini bisa berupa pernyataan tentang kinerja perusahaan, penyelenggaraan acara, peluncuran produk, dan sebagainya.
Intinya PR adalah cara komunikasi antara organisasi/perusahaan dengan publik dengan tujuan berita dapat menyebar dengan cepat.
Oleh karena itu cara pendistribusian PR pun beragam. Biasanya PR disebarkan melalui situs web, konferensi pers atau dikirim langsung ke redaksi media.
Fungsi Press Release
Semua jenis press release berfungsi memberi informasi tentang suatu hal yang signifikan atau spesifik.
Jadi PR harus berupa berita yang layak disebarkan dan menarik perhatian media. Harapannya media yang diberitahu bersedia menyebarkan berita tersebut.
PR tidak boleh sekadar memberitahukan kegiatan sehari-hari melainkan hal yang tidak setiap hari terjadi.
Misalnya tentang investor baru, pengumuman kerja sama, agenda acara, dan lain-lain.
Jalur Pendistribusian
Organisasi/perusahaan besar yang beritanya dicari-cari media akan membuat PR secara mandiri di situs web resmi mereka.
Di sisi lain ada pula situs khusus yang berfungsi mendistribusikan PR untuk umum. Siapapun bisa membuatnya di sana, mulai dari pemerintah, perusahaan hingga bisnis lokal.
Namun supaya dapat menjangkau lebih luas, pihak terkait biasanya mengirimkan langsung naskah PR ke redaksi media.
Ada pula pilihan yang terbukti lebih efektif, yaitu melalui jaringan agensi press release.
Menerbitkan Press Release di Media
Setelah mengirimkan draft release, belum tentu berita Anda pasti terbit di media.
Redaksi akan mempertimbangkan dulu kelayakannya. Apakah itu cukup menarik dan menguntungkan untuk dikonsumsi publik?
Tentu redaksi hanya akan memilih berita terbaik di antara antrean kiriman press release yang masuk setiap harinya. Tidak heran jika akhirnya ada banyak PR yang cuma berakhir di ruang arsip.
Ada beberapa faktor yang perlu menjadi perhatian.
Pertama, timing adalah kunci.
Sebagian besar PR harus segera dirilis, jangan sampai tertunda atau beritanya akan segera basi. Sementara yang lainnya terkadang memiliki tenggat waktu.
Kedua, penulisan juga harus sesuai kaidah jurnalistik.
Jangan buat pusing pihak redaksi, misalnya terlalu banyak salah ketik, kepanjangan dan tidak fokus pada intinya.
PR yang didistribusikan dalam kondisi siap publish biasanya berpeluang lebih besar untuk terbit.
Butuh bantuan menerbitkan press release untuk perusahaan atau individu? Publikasimedia.com dapat membantu proses penerbitan berita Anda ke berbagai media online besar di Indonesia seperti detik.com, kompas.com, merdeka.com dan lain-lain.
