✔ Apa Itu Press Release? Format Penulisan & Cara Distribusi

Memahami apa itu press release dan kegunaannya sangat penting bagi perusahaan, organisasi, atau tokoh publik di era sekarang.

Alasannya karena press release telah menjadi alat yang powerful dalam strategi komunikasi public relations. 

Alat ini terbukti ampuh untuk menyebarkan informasi penting secara cepat kepada khalayak luas.

Apa itu press release dan mengapa Anda mungkin membutuhkannya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Press Release?

Press release adalah pernyataan tertulis resmi yang dibuat oleh suatu entitas untuk menyampaikan informasi penting kepada media dan khalayak luas.

Dokumen ini biasanya dikeluarkan ketika perlu mengumumkan sesuatu dengan nilai berita tinggi.

💡 PR tidak boleh sekadar memberitahukan kegiatan sehari-hari melainkan hal yang tidak setiap hari terjadi.

Contoh informasi bernilai berita misalnya pencapaian perusahaan, penyelenggaraan acara, peluncuran produk, dan lain-lain.

Di sisi lain, press release juga berfungsi sebagai alat pembentuk opini publik. Bahkan, fungsinya telah berkembang seiring waktu. 

Saat ini, press release bisa membantu Anda untuk mendapatkan liputan media yang berguna sebagai syarat verified media sosial atau pendaftaran Shopee Mall.

Siapa yang menulis press release?

Dalam struktur perusahaan modern, tim public relations atau humas bertanggung jawab atas pembuatan serta distribusi press release.

Mereka mendistribusikannya melalui owned media, seperti situs web dan media sosial, atau platform online lainnya.

Laporan Cision tahun 2024 mengungkapkan bahwa 74% dari 3.000 jurnalis di 19 negara masih mengandalkan press release sebagai sumber informasi mereka.

Jadi, sangat penting memahami apa itu press release. Pasalnya, meski lanskap media terus berubah, ini tetap menjadi alat komunikasi yang efektif bagi PR.

Apa bedanya press release dengan berita?

Secara sederhana, press release adalah pernyataan subjektif perusahaan tentang diri mereka sendiri, sementara berita bersifat objektif.

Manfaat Mendistribusikan Press Release

Distribusi press release yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat lebih dari sekadar liputan media, di antaranya:

• Eksposur Langsung: Press release memungkinkan perusahaan menyebarkan informasi dengan cepat ke publik.
• Jangkauan Audiens Lebih Luas: Distribusi online membantu menjangkau audiens global yang mungkin tidak tercapai jika menggunakan cara tradisional.
• Membangun Brand: Konsistensi pesan dalam press release membantu memperkuat awareness terhadap identitas merek Anda.
• Media Relations: Press release yang baik juga membantu membangun hubungan baik dengan media karena pada dasarnya para jurnalis membutuhkan itu.
• Mengelola Reputasi Bisnis: Perusahaan Anda dapat secara proaktif mengendalikan narasi publik menggunakan press release.
• Penjualan Meningkat: Informasi produk atau layanan baru yang diumumkan dengan press release dapat mendorong minat dan penjualan.
• Memperoleh Otoritas: Pesan yang kuat dalam press release juga memperkuat posisi perusahaan Anda sebagai pemimpin di industri.
• Menarik Investor: Ini adalah cara terbaik agar investor dapat memantau informasi keuangan dan perkembangan bisnis perusahaan Anda.

Lebih lengkapnya, baca 10 manfaat utama press release yang akan memberi wawasan berharga tentang betapa pentingnya alat komunikasi ini.

Jenis Press Release yang Sering Digunakan

Sekarang Anda sudah paham tentang apa itu press release dan manfaatnya. Namun, supaya penggunaannya tepat, ketahui dulu jenis-jenis press release.

Setiap jenis press release wajib disesuaikan dengan informasi yang ingin disampaikan. Berikut adalah bentuk yang paling sering digunakan:

Press Release Pengumuman Acara

Jenis press release ini digunakan untuk mengumumkan penyelenggaraan sebuah acara, seperti konser musik, pameran seni, seminar, dll.

Oleh karena itu, isinya harus mencakup tanggal, waktu, lokasi, dan informasi lain terkait acara.

Press Release Peluncuran Produk

Saat perusahaan Anda mau memperkenalkan produk atau layanan baru, press release peluncuran produk menjadi alat komunikasi yang penting. 

Di dalamnya Anda bisa menjelaskan fitur-fitur utama produk, manfaat bagi konsumen, harga, hingga ketersediaannya di pasar. Tujuannya untuk menciptakan buzz dan mendorong liputan media.

Press Release Respons Krisis

Apa itu press release krisis? Ini adalah pernyataan resmi terhadap isu negatif atau situasi darurat yang memengaruhi perusahaan, berupa klarifikasi atau tindakan yang akan diambil.

Press Release Perubahan Struktur Organisasi

Pada saat terjadi perubahan struktur organisasi perusahaan, para pemangku kepentingan harus segera mengetahuinya. Dalam hal ini, mengeluarkan press release adalah cara paling efektif untuk menjangkau mereka.

Press Release Kerja Sama

Ketika perusahaan menjalin kemitraan strategis, jenis press release ini digunakan untuk menjelaskan detail dan dampaknya terhadap industri maupun konsumen. 

Press Release Penghargaan

Selain mengumumkan pencapaian, press release penghargaan juga membantu membangun kredibilitas dan otoritas perusahaan di mata publik.

Jenis-jenis press release di atas hanyalah sebagian kecil. Cek juga contoh penggunaannya dalam berbagai kasus lain.

Intinya, jenis press release tergantung pada tujuan Anda. Formatnya mirip, hanya berbeda pada bagian isi dan informasi utama.

Format Umum Penulisan Press Release

AI telah membuat penulisan press release jadi lebih mudah, tetapi sebaiknya Anda tetap mengetahui apa itu press release dengan format standarnya.

Berikut format penulisan press release yang sesuai standar dari atas ke bawah:

1. Logo dan Informasi Kontak: Tempatkan logo perusahaan di bagian atas, diikuti dengan informasi kontak lengkap.
2. “For Immediate Release”: Menandakan bahwa informasi harus segera terbit.
3. Headline: Judul utama yang menarik dan informatif.
4. Dateline: Kota asal, diikuti tanggal rilis.
5. Lead: Paragraf pembuka yang menjawab 5W1H.
6. Bodi: Isi utama press release yang menjelaskan detail informasi, biasanya 2-3 paragraf.
7. Kutipan: Pernyataan dari pihak berwenang untuk menambah kredibilitas informasi.
8. Call to Action: Ajakan untuk tindakan lanjutan, seperti mengunjungi situs web.
9. Boilerplate: Paragraf singkat tentang profil perusahaan.
10. Informasi Kontak: Kontak penanggung jawab press release jika media ingin menanyakan suatu hal.

Kenapa harus sesuai format standar?

Jawaban singkatnya karena itulah yang diharapkan jurnalis untuk mempermudah pekerjaan mereka.

Dengan mengikuti format di atas, Anda bisa menulis press release secara terstruktur serta memuat semua informasi penting yang diperlukan.

Kenapa di dokumen press release sering ditemukan tiga tanda pagar (###)?

Dalam konteks jurnalistik, tanda tersebut artinya akhir dari dokumen alias tidak ada lanjutan press release pada halaman berikutnya.

Cara Menulis Press Release yang Menarik Perhatian Media

Untuk membuat press release yang menarik perhatian media dan audiens target, silakan ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Mulai dengan Membuat Headline yang ‘Nendang’

Headline adalah elemen pertama yang akan dibaca. Jadi, buatlah semenarik mungkin. Tipsnya:

• Gunakan kata-kata yang kuat.
• Relevan dengan informasi secara keseluruhan. 
• Hindari jargon atau bahasa yang terlalu teknis. 
• Usahakan tidak lebih dari 10 kata. 

Contohnya, alih-alih menulis “Perusahaan X Meluncurkan Mobil Terbang”, cobalah “Perusahaan X Merevolusi Industri Otomotif dengan Mobil Terbang”.

2. Lengkapi Konteks pada Bagian Lead

Paragraf pembuka atau lead menambahkan informasi yang sudah ‘dibocorkan’ pada bagian headline.

Bagian ini memberikan konteks penting bagi pembaca dan jurnalis tentang inti berita menggunakan metode 5W1H. 

Tulis informasi paling penting di sini karena 34% orang cuma membaca headline dan 1-2 paragraf awal. Jadi, gunakan gaya penulisan piramida terbalik.

3. Tulis Informasi Utama secara Lengkap

Setelah lead, elaborasi detail informasi Anda dalam beberapa paragraf. 

Di bagian ini, jelaskan mengapa informasinya penting, apa dampaknya, dan relevansinya dengan industri.

Data, statistik, atau fakta menarik bisa mendukung klaim Anda di sini. Namun, jaga agar teks tetap ringkas dan fokus pada pesan utama.

4. Tambahkan Kutipan dari Eksekutif Perusahaan

Selanjutnya, tambahkan kutipan di antara bodi atau setelah informasi utama.

Jurnalis lebih menyukai press release yang memiliki kutipan dari eksekutif perusahaan atau ahli. Alasannya, kutipan menambah kredibilitas serta perspektif manusia pada berita.

Di sisi lain, kutipan harus memberikan wawasan yang memang tidak bisa disampaikan dalam bentuk narasi biasa.

5. Buat Boilerplate Setelah Paragraf Penutup

Boilerplate adalah paragraf singkat yang menjelaskan tentang latar belakang perusahaan atau organisasi Anda setelah bagian penutupan press release. 

Informasi yang bisa dimasukkan ke dalam boilerplate antara lain sejarah singkat, visi dan misi, dan pencapaian utama. 

Pelajari cara membuat boilerplate yang menarik perhatian.

6. Jangan Lupa Sertakan Informasi Kontak

Terakhir, tutup press release Anda dengan informasi kontak yang jelas. Biasanya narahubung diwakili oleh tim public relations perusahaan.

Di bagian kontak harus tercantum nama, jabatan, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut atau wawancara. 

🚀🚀🚀

Jika mengikuti langkah-langkah di atas, kami pastikan press release Anda menarik di mata media.

Untuk memperbesar peluang mendapat liputan, baca tips membuat press release yang lebih powerful.

Template Press Release Standar untuk Berbagai Tujuan

Setelah menyelami apa itu press release serta cara penulisannya, sekarang saatnya menulis naskah Anda sendiri. 

Format standar seperti yang kami jelaskan di atas membantu memastikan press release terlihat profesional. Supaya lebih mudah, kami sudah buatkan template untuk berbagai keperluan:

Template di atas sudah mencakup semua elemen penting dari sebuah press release. Namun, untuk tujuan-tujuan tertentu, Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian. Berikut beberapa template tambahan lainnya:

• Pengumuman Acara
• Peluncuran Produk
• Respons Krisis
• Merger Perusahaan
• Meraih Penghargaan

Contoh Press Release

Saat menulis press release, Anda perlu memperhatikan setiap detail dalam strukturnya agar dapat dipahami sepenuhnya oleh media dan target audiens.

Contoh press release di bawah ini akan memberi gambaran tentang bagaimana penyusunan press release dengan struktur yang jelas:

Contoh di atas hanya press release fiktif yang kami buat sendiri.

Contoh Press Release Pemerintah

Di bawah ini adalah contoh press release dari Kemenkominfo saat meluruskan simpang siur terkait serangan ransomware pada Pusat Data Nasional. 

Press release mengonfirmasi serangan tersebut, mengumumkan jenis ransomware yang menyerang, dan penyebabnya.

Jika perusahaan Anda diterpa isu negatif, gunakan contoh press release klarifikasi resmi untuk menanggapi isu tersebut.

Contoh Press Release OPPO

Selanjutnya ada contoh press release peluncuran produk terbaru OPPO, yakni Reno12 Series dengan fitur GenAI.

Tips Menerbitkan Press Release

Seperti yang telah kami katakan di awal, press release dapat meningkatkan visibilitas, membangun reputasi, hingga menarik perhatian media. Akan tetapi, itu hanya akan terjadi jika Anda menerbitkan press release secara efektif. 

Bagaimana caranya? Sebelum menutup artikel ini, simak tips menerbitkan press release berdasarkan pengalaman Publikasimedia selama bertahun-tahun:

Buat Press Release yang Layak Diberitakan

Pertama-tama, press release harus memiliki format yang benar, mudah dipahami, dan menarik secara visual. Itulah pentingnya menyertakan data, gambar, infografis, atau video pendukung. 

Hindari terlalu hard sell karena press release bukan slot iklan. Fokuslah pada informasi yang benar-benar layak diberitakan dan relevan dengan audiens.

Pilih Saluran Distribusi yang Tepat

Selain itu, pemilihan saluran distribusi perlu diperhatikan jika Anda ingin mencapai audiens sesuai target.

Caranya bermacam-macam:

• Anda bisa mengirim press release ke media nasional melalui layanan distribusi press release seperti Publikasimedia, 
• menerbitkannya sendiri di situs web perusahaan, 
• atau mengirimnya langsung ke jurnalis lewat kontak pribadi. 

Jika tidak punya budget untuk distribusi, ada beberapa tempat mengirim press release gratis yang bisa Anda coba.

Kirim pada Waktu yang Tepat

Waktu pengiriman juga sangat memengaruhi peluang press release Anda dibaca oleh jurnalis. 

Kapan waktu terbaik?

Anda disarankan agar mengirim press release sehari sebelum tenggat waktu. 

Untuk harinya, menurut survei, 70% jurnalis lebih suka menerima press release pada hari Senin dan Selasa.

Waktu terbaik adalah antara pukul 10 pagi dan 2 siang, yaitu saat para editor membuka email mereka.

Distribusikan ke Jurnalis yang Relevan

Selanjutnya, pastikan press release dikirim ke jurnalis yang sesuai dengan niche bisnis Anda. 

Jurnalis otomotif tentu tidak mungkin tertarik dengan konten peluncuran produk kecantikan, bukan?

Maka, dalam hal ini relevansi sangat penting demi memastikan press release Anda dibaca dan dipertimbangkan untuk mendapat liputan media. 

Lebih lengkapnya, kami sudah pernah menjelaskan cara memperbesar peluang press release dibaca jurnalis.

Bangun Hubungan Saling Menguntungkan dengan Jurnalis

Distribusi press release yang efektif biasanya juga berawal dari hubungan baik dengan jurnalis.

Ya, kadang-kadang jurnalis lebih memprioritaskan sumber yang sudah mereka percaya ketika mencari informasi untuk berita.

Maka dari itu, jadilah provider informasi bernilai tinggi bagi jurnalis, sehingga mereka menganggap Anda sebagai sumber berita tepercaya. 

Selain itu, dari hubungan ini Anda juga mungkin memperoleh feedback berharga mengenai penulisan press release.

Supaya memiliki media relations yang kuat, baca tips kami mengenai cara menjalin hubungan baik dengan jurnalis.

Optimalkan Dampak Press Release Anda!

Akhirnya kami selesai menjelaskan apa itu press release dari A sampai Z.

Intinya, press release tidak seperti artikel feature. Panjang maksimalnya cuma 1-2 halaman. Lebih dari itu redaksi akan skip ke antrean berikutnya.

Untuk mengoptimalkan dampak press release, fokuslah pada informasi utama dan mengapa itu layak dipublikasikan.

Perhatikan pula penulisannya karena ini penting, mulai format, tata bahasa hingga ejaannya. Isinya harus menjawab pertanyaan 5W1H.

Memahami apa itu press release saja belum cukup karena Anda juga perlu tahu bagaimana cara mendistribusikannya. Dengan begitu setiap pitch ke media tidak akan berakhir sia-sia.

Butuh bantuan menerbitkan press release untuk perusahaan Anda? Publikasimedia dapat membantu proses penerbitannya ke berbagai media online ternama di Indonesia seperti detik, Kompas, Merdeka, dll.